Hướng dẫn CTĐC gia hạn thời gian ĐHĐCĐ thường niên năm 2020,…

Hướng dẫn CTĐC gia hạn thời gian ĐHĐCĐ thường niên năm 2020, tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch Covid-19

Trong bối cảnh dịch viêm đường hô hấp cấp do chủng mới virus corona (Covid-19) đang có diễn biến phức tạp, nhiều công ty đại chúng phản ánh việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên năm 2020 gặp khó khăn do yêu cầu của việc phòng ngừa, kiểm soát dịch bệnh của cơ quan có thẩm quyền, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) hướng dẫn CTĐC gia hạn thời gian ĐHĐCĐ thường niên năm 2020, tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch Covid-19 như sau:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014: “Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị (HĐQT), Cơ quan đăng ký kinh doanh gia hạn nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”

1. Đề nghị các Công ty đại chúng tuân thủ quy định về thời gian họp ĐHĐCĐ theo quy định tại Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014, trường hợp không tổ chức ĐHĐCĐ thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, HĐQT công ty có văn bản đề nghị gia hạn gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết. Bên cạnh đó, Công ty cần chủ động triển khai các giải pháp phòng chống dịch đảm bảo an toàn cho cổ đông tham dự, phù hợp với các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Ban chỉ đạo quốc gia phòng chống dịch Covid-19 và của chính quyền địa phương nơi dự kiến tổ chức ĐHĐCĐ.

2. Về việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến:

Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014: Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ trong trường hợp tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.

Tại khoản 3 Điều 8 Nghị định số 71/2017/NĐ-CP ngày 06/6/2017 hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.

Theo điểm c khoản 2 Điều 13 và điểm b khoản 10 Điều 20 Điều lệ mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 95/2017/TT-BTC ngày 22/9/2017 hướng dẫn một số điều của Nghị định số 71/2017/NĐ-CP ngày 06/6/2017 của Chính phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng: Cổ đông phổ thông có nghĩa vụ tham dự ĐHĐCĐ và biểu quyết thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; Người triệu tập họp ĐHĐCĐ khi xác định địa điểm đại hội có thể bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền không dự họp được theo Điều khoản này hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với địa điểm chính của đại hội có thể đồng thời tham dự đại hội.

Căn cứ các quy định trên, Công ty có thể lựa chọn cách thức tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến để các cổ đông tham dự và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thông qua họp trực tuyến theo quy định. Công ty cần rà soát các quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị của Công ty để bảo đảm Công ty có đủ điều kiện tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến theo quy định của pháp luật. Trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ về quản trị công ty của Công ty chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị Hội đồng quản trị công ty xây dựng Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHĐCĐ thông qua (Quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến.

  Để tạo điều kiện thuận lợi trong triển khai thực hiện, UBCKNN đề nghị Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) hỗ trợ chốt danh sách cổ đông phục vụ việc tổ chức ĐHĐCĐ, tổ chức thực hiện quyền của người sở hữu chứng khoán và cung cấp dịch vụ khác cho công ty đại chúng theo quy định.

UBCKNN thông báo để Công ty được biết.

(Công văn đính kèm)

UBCKNN

Tệp nội dung đính kèmCông văn số 1916